دليلك الشامل عن أفضل مكاتب معقبين وأهم المهام الوظيفية التي تقوم بها
مكاتب معقبين الذي يقوم بالعديد من المهام المرتبطة بالشركات والقطاعات الخاصة والحكومية، ويتضمن تلك المكاتب على العديد من الخدمات المهمة التي يبحث عنها بشكل كبير في المملكة العربية السعودية.
وعلى المعقبين أن يضمنوا على العديد من المهارات المهمة التي تساعدهم في ذلك المجال، حيث أن المكاتب تقوم بتقديم أفضل الخدمات الخاصة بـ تعقيب وتخليص المعاملات للمواطنين وكذلك للمقيمين في السعودية.
مكاتب معقبين
أن مكاتب معقبين يقوم بكافة الأعمال الخاصة بمعاملات الجهة الإدارية المتعلقة بالمصالح الحكومية والوزارات وكذلك المؤسسات العامة المتنوعة، وشركات ومؤسسات القطاع الخاص.
كما أن المعقب يقوم بإشعار مرجعية من خلال موقف المعاملة، وأيضًا النواقض التي من الممكن إضافتها ويكون ذلك بناءً على طلب الجهة، التي يتم تقديم إليها المعاملة، والاستعلام عن تواريخ إنهائها ومن ثم إحالتها إلى جهة أخرى، أو العمل على إعادتها إلى الجهة الإدارية ويتم ذلك على حسب الحالة .
حيث إن المعقب يقوم بعملية إنهاء كافة الإجراءات الخاصة بالاستقدام من خلال الجهة الحكومية داخل استقدامه للعمل لديها، والقيام بالحصول على تأشيرات الخروج وكذلك العودة.
مكاتب معقبين
المهام الوظيفية لمكاتب معقبين
أن مكاتب المعقبين تقوم بالعديد من المهام المهمة، وسوف نتعرف على تلك المهام من خلال النقاط التالية:
- يقوم المعقب بمتابعة إنهاء الإجراءات والمعاملات المتعلقة بالجهات الخاصة والحكومية ذات العلاقة .
- كما يقوم بأي مهام مهم يقوم بها من قبل الإدارة.
- ومن المهام المهمة التي يقوم بها المعقب أنه يقوم بمتابعة البريد والقيام بإحضاره إلى موقع الشركة.
- يقوم أيضًا بتوصيل الطرود والخطابات التي يتم إصدارها إلى الجهات الخاصة والحكومية ذات العلاقة .
- وكذلك يقوم بتجديد جميع الوثائق والمستندات والتراخيص المتعلقة بالشركة.
- كما يقوم المعقب باستلام المعاملات الموجهة إلى الشركة من قبل الجهات ذات العلاقة .
- العمل على استخراج ومتابعة وتجديد رخص القيادة ومستلزماتها.
- يعمل المعقب على إعداد الملفات والأوراق والسجلات المنظمة لعمله.
- يقوم بمراجعة البلديات وكذلك استخراج الرخص.
- كما يقوم المعقب بالتأكد من إخطار مدير العلاقات الحكومية، وكذلك مدير إدارة الموارد البشرية بعدد ما تم ذكره سابقًا.
المهارات ومتطلبات الوظيفة لمهنة المعقب
يجب أن تتضمن مكاتب معقبين بالعديد من المهارات الضرورية، وسوف نذكر تلك المهارات من خلال النقاط الآتية:
- يجب على المعقب أن يمتلك مهارة عالية في الإشراف والقيادة.
- ومن المهارات المهمة التي يجب أن تكون لدي المعقب هي قدرته على التوجيه وكذلك التحليل المنطقي.
- وكذلك يجب أن يكون لديه مهارة كبيرة في الاتصال وإعداد التقارير.
- وكذلك مهارات خاصة بفن التعامل والاتصال مع الآخرين.
- ومن المهارات الوظيفية لمهنة المعقب هي معرفته التامة على القوانين والتشريعات وكذلك الأنظمة.
- كما يشترط أن يكون لديه قدرة وكفاءة كبيرة على تحمل المسؤوليات واتخاذ القرارات.
متطلبات وظيفة المعقب
أن وظيفة المعقب لها عدد من المتطلبات التي يجب أن تكون متوفرة عند المعقب، وسوف نعرض تلك المتطلبات فيما يلي:
- قدرة المعقب على التحدث باللغة العربية واللغة الإنجليزية.
- أن يمتلك مهارة إيجاد استعمال الحاسوب وبرامج الأوفيس.
- أن يتحمل موظف المعقب ضغط العمل، وأن يعمل تحت أي ضغط.
- أن يكون لدي المعقب رخصة قيادة.
- وأيضًا أن يكون لدي المعقب المعرفة الجيدة بجميع المصالح الحكومية داخل المنطقة التي يعمل بها.
- الحد الأدنى لمستوى تعليم المعقب الثانوية العامة أو ما يعادلها.
الخدمات التي توفرها مكاتب معقبين
أن مكاتب المعقبين يقوم بتقديم كافة الخدمات المرتبطة بالتعقيب في كافة مناطق المملكة العربية السعودية، وسوف نعرض أفضل الخدمات فيما يلي:
استخراج تاشيرات
أن أفضل وأبرز معقب في المملكة العربية السعودية يتضمن على خبرة واحترافية عالية في القيام باستخراج التأشيرات بالنيابة عن العملاء، وكذلك التأشيرات المتعلقة بالعمالة المطلوبة، كما أنه يعمل تحت أي ظرف، ويمتلك سرعة عالية في أداء المهام المطلوبة منه دون أي تأخير.
ومن التأشيرات الضرورية التي يقوم المعقب باستخراجها هي تأشيرة العمالة المنزلية وكذلك تأشيرة العمال وكذلك تأشيرة الزيارة، كما يقوم باستخراج كافة التأشيرات بطريقة سريعة وفورية.
كما يقوم باستخراج التأشيرات المتعلقة بالعاطلين عن العمل، وتأشيرات للمتزوجين والعزاب، وذلك بجانب استخراج تأشيرة للطبخ المنزلي، وتأشيرة الممرض المنزلي.
خدمة تخليص المعاملات
أن مكتب تخليص المعاملات يعتمد بشكل كبير على عدد من العقبين، أن له أهمية كبيرة عند رجال الأعمال وأصحاب المؤسسات السعوديين، حيث أنهم يحتاجون إلى معقب ذات خبرة واحترافية عالية في تخليص المعاملات، تابع ما يلي للتعرف على مواصفاته:
- يجب أن يمتلك المعقب احترافية عالية في استخلاص المعاملات، وذلك من أجل الوزارات والجوازات وكذلك إدارة العمل الخاص والحكومي، وذلك بجانب استخلاص المعاملات من خلال البنوك.
- أن يقوم بتوفير جميع الخدمات المطلوبة من المعقب وكذلك مكاتب معقبين بسرعة فائقة واحترافية كبيرة، وأن يكون ذلك بأسعار تنافسية.
- يقوم بتلبية كافة متطلبات العملاء سواء كانوا من الكفلاء او رجال الأعمال، أو الشركات والمؤسسات، كما يتم تأديته الأعمال تبعًا لجميع المواصفات المطلوبة.
خدمة نقل كفاله
من الخدمات المهمة التي يجب على المعقب القيام بها هي خدمة نقل الكفالة، كما يتم تقديم تلك الخدمة إلى رجال الأعمال وأصحاب المنشآت، ومن متطلبات خدمة نقل كفالة ما يلي:
- لا بد من تسجيل الدخول إلى حساب المؤسسة أو المنشأة.
- ومن ثم من خلال الخدمات الإلكترونية يتم اختيار خدمة نقل موظف.
- بعد ذلك يتم اختيار نقل مكفول أو موظف من صاحب عمل إلى صاحب عمل آخر.
- يتم اختيار العمل الجديد، ومن ثم القيام بإضافة بيانات العمالة التي تريد نقلها.
- كما يتم إضافة عقد العمل المتعلق بالعمال.
- وأخيرا يتم تقديم الطلب.
مكاتب معقبين
عوامل نجاح مشروع مكاتب معقبين
يمكن للمشروع أن ينجح في حال إتباع خطة دراسة جدوى مشروع للمكاتب المعقبين، كما نرى عدد من العوامل المساعدة في تقديم المشروع، تابع ما يلي:
- حسن سلوك والأخلاق الحميدة التي يجب أن يتضمنها المعقب، وكذلك لا بد من استخدام الأمانة بينك وبين العميل لاكتساب ثقته.
- على المعقب امتلاك خبرة عالية في ذلك المجال، حيث إن ذلك سوف يساعده في كيفية التعامل مع الأشخاص المختلفين سواء من جهة استخراج الأوراق أو العميل.
- على صاحب المشروع القيام بعمل عروض عند القيام باستخراج الكثير من الملفات، حيث يقوم بخصم جزء من المبلغ المطلوب للدفع.
- لا بد من عدم القيام برفع أسعار تقديم الخادمات، حيث بذلك يقوم العميل باستخراج الأوراق والمستندات بنفسه أو يقوم بالتوجه إلى مكتب آخر.
- ومن العوامل المهمة لنجاح مشروع مكتب الخدمات العامة هو اختيار موقع مناسب للمكتب؛ لكي يتم تردد عليه لعملاء بشكل مستمر.
كيفية تسويق مشروع مكاتب معقبين
يوجد طريقه يجب اتباعها لتسويق مشروع مكاتب معقبين، تابع ما يلي:
- القيام بتوزيع أوراق دعائية على المساكن في القطاع وكذلك على القطاعات المجاورة، كما أن تلك الأوراق تتضمن على جميع تفاصيل المشروع.
- العمل على إنشاء صفحة على مواقع التواصل الاجتماعي وذلك مثل الفيسبوك والإنستجرام، والقيام بعرض كافة خدماتك عليها.
- وكذلك القيام بعمل ملصقات إعلانية ويتم وضعها على جدران المباني.
- العمل على وضع لافتة كبيرة ذات ألوان رائعة وجذابة في مقدمة موقع المشروع، وتتضمن اللافتة على اسم المشروع وأرقام الاتصال.
- القيام بتوزيع أوراق إعلانية على السيارات.
أن مكاتب معقبين يقوموا بتقديم الكثير من خدمات تعقيب وتخليص المعاملات وكذلك نقل الكفالة وما إلى غير ذلك من الخدمات الأخرى للمواطنين والمقيمين داخل المملكة العربية السعودية.
