توثيق المستندات يتم طلبه من الأشخاص عند القيام بالسفر خارج الدولة أو لأغراض فتح نشاط تجاري أو لغيرها من الأغراض الأخرى التي تستلزم القيام بالتصديق على الوثائق والمستندات من قبل الجهات الرسمية في الدولة، ويتم عمل التصديق من وزارة الخارجية من مكتب التوثيق.
وفي هذا المقال سوف نلقي نظرة على خطوات توثيق المستندات المختلفة وأنواع هذه المستندات وأهمية توثيقها.
ما المقصود بتوثيق المستندات
توثيق المستندات
توثيق المحررات هو عبارة عن إجراء يتم في مكتب توثيق الخارجية التابع لوزارة الخارجية على الوثائق والمستندات التي تحتاج التصديق عليها عند الرغبة في السفر إلى خارج الدولة وتقديمها للسفارة الدولة التي تسافر إليها
وفي هذا التوثيق يقوم الموظف المختص بالتوقيع على المستندات ويقر بصحتها مع وضع ختم رسمي عليها سواء كان هذا المستند شهادة دراسية أو أي وثيقة رسمية أخرى تم استخراجها من أحد الجهات الرسمية الأخرى التي تم استخراجها منها مسبقا.
أنواع توثيق المستندات
هناك نوعين من المستندات التي تحتاج إلى التوثيق من مكتب توثيق الخارجية في الدولة، وهما:
- التصديق على المستندات الذي يتم عند القيام بالسفر من دولتك إلى دولة أخرى، حيث يتم القيام بتوثيق الشهادات والمستندات الرسمية الخاصة بك والتي سوف تصطحبها معك أثناء السفر، حتى يمكنك القيام بتقديمها إلى الجهات المختصة في الخارج.
- التوثيق على المستندات والذي يتم على المستندات التي تأتي بها من الخارج عند العودة إلى دولتك ويتم التصديق عليها أيضا من مكتب توثيق الخارجية حتى يمكن قبولها من الجهات الرسمية المختصة التي تحتاج تقديم هذه المستندات إليها.
ويجب عند القيام باصطحاب مستنداتك من الخارج أن يتم التصديق عليها من البعثات الخاصة بوزارة الخارجية في الخارج، حيث أن التصديق عليها من مكتب العمل وحده لا يكفي.
خطوات توثيق المستندات التجارية
هناك بعض الخطوات التي يتم اتباعها عند القيام بعمل توثيق المحررات الصادرة من الجهات المحلية و الخاصة بالأنشطة التجارية، وهذه الخطوات كما يلي:
يتم التصديق على بعض المستندات من قبل الهيئة العامة للرقابة على الصادرات والواردات، والتي يتم التصديق عليها من مكتب توثيق وزارة الخارجية وهذه المستندات هي:
- استمارات القيد في السجل التجاري.
- شهادات الفحص النوعية.
- شهادات المنشأ.
يتم التصديق على المستندات من الغرفة التجارية التابعة للمحافظة، على بعض الوثائق الرسمية قبل قيام مكتب التوثيق بالتصديق عليها، وهي:
- رخصة مزاولة المهنة.
- الشهادة الخاصة بالعلامة التجارية.
- عقد ملكية أو إيجار للمحل التجاري.
- شهادة القيد في الغرفة التجارية.
- شهادة المنشأ للبضائع.
- استمارة تسعير لسلعة واحدة في تاريخ معين.
أيضًا يتم التصديق على المستندات من قبل الأمين العام للشهر العقاري الخاص بالتصديق على الوكالة التجارية.
التوثيق على المستندات
توثيق المستندات
هناك نوع آخر من التوثيقات التي تتم في مكتب الخارجية، وهي توثيق المستندات الرسمية والعرفية، وفيما يتعلق بصور المستندات الرسمية فيجب أن تكون هذه المستندات صادرة من نفس الجهة المختصة التي تم استخراج أصل المستند منها، ويجب أيضا أن يكون قد تم توثيقها باعتبارها صورة طبق الأصل تحل محل الأصل تماما وتكون مختومة وعليها التوثيقات اللازمة.
أما صور المستندات العرفية فهناك بعض الشروط اللازم توافرها حتى يتم اعتمادها، حيث يتم التصديق على كل من أصل المستند وصورته معا، على أن يتم استخراج نسختين، كل منهما له رسوم مستحقة منفصلة عن الآخر، وتكون هذه الصورة عبارة عن صورة بالكربون من المستند الأصلي، أو صورة فوتوغرافية.
توثيق شهادة الثانوية العامة
تعتبر شهادة الثانوية العامة من أهم المستندات التي يحتاج المسافر توثيقها قبل سفره إلى الخارج، فهو يحتاجها للعديد من الأغراض، إما للعمل بها أو استكمال الدراسة، وهذه خطوات توثيق شهادة الثانوية العامة:
- يتم اعتماد الشهادة أولا من الإدارة التعليمية التي تتبعها المدرسة التي تخرج منها، ثم يتم التوجه إلى مديرية التربية والتعليم التابع لها المدرسة أيضا واعتماد الشهادة منها.
- يتم اعتماد الشهادة بعد ذلك من مكتب سكرتير المحافظ في المحافظة التابعة لها.
- فيما يخص الشهادات التربوية أي شهادات الإسعاف ودبلوم المعلمين وأيضا شهادات المولدات يتم اعتماد الشهادة من الإدارة العامة للامتحانات في نفس السنة التي تم تقديم الشهادة فيها إلى مكتب التصديقات.
- أما الشهادات فوق المتوسط، أي شهادات الدبلوم العالي والتابعة لوزارة التعليم العالي الخاصة بخريجي المعاهد العليا والجامعات الخاصة، فيتم اعتماد توثيق المحررات من وزارة التعليم العالي.
توثيق الشهادات المترجمة
من المهم أيضا القيام بعمل توثيق المستندات الخاصة بالشهادات المترجمة والتي يحتاجها الشخص عند السفر إلى الخارج، ويتم ذلك من خلال الخطوات التالية:
- بالنسبة للوثائق التي يتم استخراجها من الجهات المحلية في الدولة يتم القيام باعتماد الترجمة من نفس الجهة التي تم استخراج المستند الأصلي منها في المرة الأولى، ويتم تقديم كل منهما معا، وإذا لم تكن النسخة المترجمة للشهادة متاحة يمكن أن يقوم الشخص بترجمتها لدى أحد المكاتب المعتمدة التي تقوم بذلك.
- يتم بعد ذلك عمل التصديق على النسخة المترجمة، والذي من الضروري أن يتم أولا من الجهة التي تم الاستخراج منها وأن يكون على الأصل أولا.
- يتم بعدها توثيق النسخة المترجمة من نفس الجهة.
- بعدها يجب القيام بالتوجه لختم الأصل والنسخة المترجمة أيضا بنفس الختم من نفس جهة الإصدار حتى يكونوا حاصلين على نفس التصديق من نفس الجهة.
من المهم أن نذكر أنه في حالة طلب عمل ترجمة لأحد المستندات بلغة أخرى غير اللغة الإنجليزية أو الفرنسية يجب أن يتم استخراج نسخة مترجمة بإحدى اللغتين أو باللغة العربية أولا، على أن يتم توثيق المستندات على أصل المستند وصورته بالتوقيع والختم نفسه، ثم يتم دفع رسوم التصديق المستحقة على كل منهما منفردا.
تابع المزيد: مكتب تعقيب
أنواع المستندات التي تحتاج توثيق
توثيق المستندات
هناك بعض الوثائق والمستندات التي تحتاج أن يتم عمل توثيق المستندات لها، وهذه الأوراق هي:
- الوثائق والشهادات الرسمية التي يتم استخراجها من إحدى الهيئات الرسمية في الدولة والتي يكون مصدق عليها بختم شعار الدولة، ثم التصديق عليها من وزارة الخارجية.
- أيضا تحتاج المستندات التي تم استخراجها من أحد السلطات المحلية في الدولة والتي يجب أن تكون متضمنة التصديق من وزارة الخارجية للدولة الأخرى، مثل المستندات الخاصة بالأحكام القضائية.
- يجب أن تكون جميع المستندات المطلوب التصديق عليها أصلية، وفي حال كان المستند عبارة عن صورة يجب أن تحمل توثيق من الجهة التي تم استخراج الأصل منها.
- المستندات الخاصة بالأجانب والتي يتم استخدامها داخل الدولة على أن يتم التصديق عليها من الدولة الأم.
- توقيعات المواطنين المتواجدين في دولة أجنبية على التوكيلات التي يتم عملها للغير، أو الإقرارات التي يتم إصدارها منهم.
ومن المهم معرفة أن توقيعات المواطنين على الوثائق التي يتم توثيقها الأصل فيه هو ضرورة حضور هذا الشخص بنفسه للتوقيع أمام الموظف المختص على المستندات المطلوب التصديق عليها وذلك بعد قيامه بتقديم بطاقة الهوية الوطنية الخاصة به أو بديلها الذي يثبت التحقق من شخصيته أمام الموظف المختص مثل جواز السفر، ثم يتم دفع الرسوم المستحقة.
وبذلك نكون قد تعرفنا على خطوات توثيق المستندات وأهم المستندات والوثائق التي تحتاج التصديق عليها.
