الإجراءات الإدارية هي الخطوات والتدابير التي يتخذها الجهاز الإداري أو المؤسسة لتنظيم وتنفيذ الأنشطة والعمليات بشكل فعال ومثالي، حيث تشمل هذه الإجراءات تحديد الأهداف والسياسات، وتخصيص الموارد وتنظيم العمل وتوزيع الواجبات والمسؤوليات وإدارة العلاقات الداخلية والخارجية، والرقابة والمراقبة، وتقديم التقارير والتقييمات.
بالإضافة إلى أنه تعمل تلك الإجراءات على تحديد القواعد والإرشادات التي يجب اتباعها في إدارة المنظمة، حيث تهدف هذه الإجراءات إلى تعزيز الكفاءة والفعالية من خلال توفير إطار محدد لتنفيذ الأنشطة واتخاذ القرارات، وكذلك تعزيز الاتساق والتنسيق بين أقسام المنظمة، وتحديد المسؤوليات والمساءلة لضمان تحقيق الأهداف بطريقة فعالة ومنظمة.
الإجراءات الإدارية
الإجراءات الإدارية
تعتبر هذه الإجراءات من الأمور المهمة جداً في المؤسسات والمنظمات لأنها توفر مجموعة متعددة من القواعد التي تحكم المنظمة، بالإضافة إلى أنها تساعد في إرساء شرعية إجراءات الإدارة من خلال ضمان تطبيق قواعد الإدارة والقرارات بطريقة موضوعية وعادلة ومتسقة، كما يساعدون في ضمان مساءلة المديرين عن القرارات التي تنحرف عن الإجراءات.
الإجراءات الإدارية في المنظمات
في البداية سوف نبدأ بتنظيم الإجراءات الإدارية في المؤسسات غير الربحية، كما أشرنا سابقًا أن تنفذ هذه الإجراءات كمجموعة من القواعد الموجهة لاتخاذ القرارات المتعلقة بوظائف الإدارة الأساسية، حيث تكون هذه القواعد موضوعية وعادةً ما تكتب بهدف ضمان الاتساق والعدالة، كما يعتبر كتيب الموظف النموذجي مثالي على مجموعة من تلك الإجراءات، بما في ذلك السياسات والإجراءات الموضحة بوضوح.
حيث يوضح هذا الكتيب الإجراءات مثل طلبات الإجازة والإجازات المرضية وقواعد اللباس والعطلات المنظمة وإجراءات التظلم، وعلى الأغلب ما تكون هناك مجموعة مختلفة من تلك الإجراءات المخصصة للاستخدام الوحيد للإدارة التي تتمثل في الإجراءات التي تحكم التوظيف وترقية الموظفين ووضع الميزانية على سبيل المثال لا الحصر.
من المهم التأكيد على أن تلك الإجراءات تعتبر قواعد رسمية تُقرها المنظمة ولا تعتبر القواعد غير الرسمية التي قد يضعها الأفراد أو زملاء العمل لاستخدامهم الشخصي إجراءات إدارية على سبيل المثال، فإن وجود قاعدة تنص على أن كل شخص يستحق دونات واحدة يوميًا لا يجعل هذه القاعدة إجراء إداريًا.
مفهوم الإجراء الإداري
الإجراء الإداري هو مجموعة من الخطوات المنهجية والقواعد التي تحدد كيفية تنفيذ وإدارة العمل في مؤسسة أو منظمة، ويتم استخدام تلك الإجراءات التي تعمل على تحقيق أهداف محددة وضمان تنظيم فعال للعمليات داخل المؤسسة، حيث يشمل مفهوم الإجراء الإداري عدة عناصر التي تتمثل في السطور التالية:
المجموعة المنهجية
تتألف تلك الإجراءات من سلسلة من الخطوات المتتالية التي يجب اتباعها لتنفيذ مهمة معينة، بالإضافة إلى أنه يتم تحديد هذه الخطوات وتوضيحها بشكل دقيق من أجل ضمان تنفيذها بشكل متسق وفعال.
القواعد والتوجيهات
تحتوي الإجراءات الإدارية على القواعد والتوجيهات التي تحدد الإجراءات المسموح بها والممنوعة وتحديد المسؤوليات والسلطات المتعلقة بكل خطوة.
تحقيق الأهداف
يتم تصميم الإجراءات لتحقيق أهداف محددة التي تتمثل في تحسين الكفاءة وضمان الجودة والعمل على تحقيق الامتثال للقوانين واللوائح وأيضاً القيام بتحسين التنظيم والتنسيق بين الأقسام داخل المؤسسة.
العمل بطريقة منهجية
يعمل الإجراء الإداري كنوع من أنواع الدليل الذي يوجه الموظفين والمديرين للقيام بالأنشطة واتخاذ القرارات بطريقة منظمة ومنهجية، وهذا يساعد بشكل كبير في التزايد من فعالية وكفاءة العمليات، علاوة على ذلك يهدف الإجراء الإداري إلى توجيه العمليات والأنشطة داخل المؤسسة بشكل منهجي وفعال لضمان تحقيق الأهداف المنشودة وتحسين أداء المؤسسة بشكل عام.
أهداف الإجراءات الإدارية وفوائدها
الإجراءات الإدارية
أهداف الإجراءات الإدارية تتمثل في العديد من الأمور من حيث القيام بتنظيم العمل حيث تهدف إجراءات الإدارية إلى تنظيم الأنشطة والعمليات داخل المؤسسة بشكل منهجي وهذا من الأمور التي تسهل توجيه الجهود نحو تحقيق الأهداف المحددة.
تحسين الكفاءة
من ضمن أهداف الإجراءات الإدارية التي تكون من خلال توجيه العمليات وتحديد الخطوات اللازمة من أجل تنفيذ المهام التي تعمل على إجراءات الإدارية على زيادة كفاءة العمل وتقليل الفاقد والتكرار، كما يتم العمل من قبل هذه الإجراءات على ضمان الامتثال للسياسات الداخلية والقوانين الخارجية، مما يقلل من المخاطر القانونية والتبعات السلبية، بجانب تحسين التواصل من خلال وجود إجراءات واضحة وموثقة التي تتم لتحسين التواصل داخل المؤسسة بين الأقسام والموظفين وهذا يسهل التعاون وتبادل المعلومات.
ضمان الجودة
يساهم استخدام هذه الإجراءات في ضمان الجودة في تنفيذ العمليات وتقديم الخدمات أو المنتجات المطلوبة بالجودة المطلوبة، علاوة على ذلك تعتبر أهداف الإجراءات تعمل على زيادة الشفافية من حيث وضوح الإجراءات وتوجيه العمليات، كما يتم تحسين مستوى الشفافية داخل المؤسسة وهذا يعزز الثقة بين العاملين ويقلل من حدوث الخلافات والسلبيات.
توجيه القرارات
يوفر الإجراء الإداري إطارًا منهجيًا لاتخاذ القرارات وهذا يسهل اتخاذ القرارات الصحيحة والمدروسة بناءً على البيانات والمعلومات المتاحة، أما بالنسبة لتعزيز الفاعلية التنظيمية التي تساهم في الإجراءات الإدارية في تعزيز فاعلية التنظيم بأكمله من خلال تنظيم العمل وتوجيه الجهود نحو تحقيق الأهداف المحددة.
مفهوم التنظيم الإداري
التنظيم الإداري هو عملية تنسيق وتوحيد الجهود والأنشطة بما في ذلك تحديد السلطة والمسؤوليات المخصصة للأفراد، بهدف تحقيق الأهداف المحددة وعلى الرغم من وجود تعاريف متعددة إلا أن جميعها تبرز عدة مؤشرات يجب توافرها في أي تنظيم إداري، ومن بين أبرزها:
- وجود هدف محدد ومتفق عليه يتم تحديده بوضوح ويشكل الهدف الرئيسي الذي يسعى التنظيم لتحقيقه.
- الأنشطة اللازمة لتحقيق هذه الأهداف، حيث يتم تحديد وتنظيم مجموعة من الأنشطة التي تدعم تحقيق الهدف المحدد.
- وجود فريق عمل مؤهل ومدرب، يتمتع بالمهارات والقدرات اللازمة لأداء الأنشطة المطلوبة بكفاءة وفعالية
- توزيع المهام والمسؤوليات بناءً على التخصصات والمهارات الخاصة من أجل ضمان تنفيذ الأنشطة بكفاءة.
- تقسيم الأعمال إلى وحدات وأقسام صغيرة تسهم في تسريع العمليات وتحسين التنظيم.
- توفير إشراف دقيق وتوجيه دائم للفرق العاملة لكي نضمن العمل على تحقيق الأهداف بالشكل المطلوب.
- ضمان وجود سلسلة تسليم الأوامر والتوجيهات بين مختلف المستويات الإدارية داخل التنظيم وهذا يساهم في تحقيق التنسيق والتوجيه المثالي.
- يهدف التنظيم الإداري إلى تنظيم العمل وتحقيق الأهداف المحددة من خلال تنسيق الجهود والموارد وتوجيه الأنشطة بشكل مميز.
تابع المزيد: تقديم المشورة القانونية
مبادئ تصميم الإجراءات
الإجراءات الإدارية
ينبغي أن يكون لكل خطوة في الإجراء هدف محدد، ويجب أن تساهم كل خطوة في تسريع إنجاز العمل، كما يجب ترتيب الخطوات بطريقة تقلل من تأخير إنجاز الإجراء، وتجعل العملية سلسة، بالإضافة إلى أنه ينبغي تقدير الوقت المطلوب لإنجاز كل خطوة وضمان توازن الوقت بين الخطوات المختلفة لتجنب التأخير وتحسين كفاءة العملية.
علاوة على ذلك يعتبر من ضمن الإجراءات الإدارية تقليل الأعمال الكتابية إلى أدنى حد ممكن، واستخدام التقنيات الحديثة لتبسيط الإجراءات وتقليل الأوراق وإجراءات الإدارية، بجانب التقليل من الإجراءات الرقابية والتدقيق إلى الحد اللازم مع الحفاظ على مستوى مناسب من المراقبة لضمان الامتثال والجودة.
يجب أن تكون الإجراءات متناغمة مع أهداف المنظمة وتوجيهاتها، وتتوافق مع التشريعات والقوانين المحلية والدولية، كما يتم يتعين تصميم الإجراءات بمراعاة هذه المبادئ لضمان فعالية وكفاءة العمليات وتحقيق أهداف المنظمة بشكل متوازن ومنسجم.
في ختام هذا المقال تعرفنا على الإجراءات الإدارية وعلى الأهداف الخاصة بها.
